決裁者に伝わるCXOレターの書き方｜文例と避けたいNG表現
CXOレターでまず伝えたいのは、自社の説明ではなく「なぜ、この相手に連絡したのか」です。相手の事業や担当領域と、提案する内容が結びついていなければ、名前を差し替えただけの営業案内になってしまいます。
構成は、①名乗りと連絡理由、②確認した事実、③課題の仮説、④提供できる支援、⑤負担の小さい次の行動。未確認の課題を断定せず、実績も確認できる範囲で書きます。
読みやすいレターの5つの要素
| 要素 | 書くこと | 避けたいこと |
|---|---|---|
| 名乗り・連絡理由 | 会社名、氏名、相手に連絡した背景 | 面識があるような書き出し |
| 確認した事実 | 事業方針や公式発表などの関連情報 | 出典不明の情報、過度なお世辞 |
| 課題の仮説 | 取り組みに伴って生じ得る論点 | 相手の経営課題を決めつける |
| 提供できる支援 | 相手の論点に関係する業務と根拠 | サービスの全機能を羅列する |
| 次の行動 | 相談したい内容、所要時間、返信方法 | 一方的な日程指定や契約の催促 |
最初に結論を伝え、段落ごとに一つの役割を持たせます。文章量を増やして熱意を表現するより、相手の判断に必要な情報を残します。文字数だけの正解はないため、実際に印刷して読みやすさを確認しましょう。
個別化に使う情報の選び方
公式サイト、決算説明資料、ニュースリリース、本人の公開インタビューなどから、提案と関係する情報を選びます。人事情報は発送直前にも確認し、古い役職を使わないようにします。
たとえば「新拠点の開設」は確認した事実でも、「営業人員が不足している」は推測かもしれません。「新拠点での顧客開拓にあたり、接点づくりの体制をご検討される機会がございましたら」と、仮説であることが分かる書き方にします。
相手の趣味や私生活を無理に盛り込む必要はありません。公開情報であっても、受け取った人が不自然に感じる個人情報の利用は避けます。
役割別のCXOレター文例3つ
以下はリベラルハーツの営業支援を例にした文面です。角括弧は、実際に確認した情報に置き換えてください。面識や実績を架空に設定して送付しないようにします。
［会社名］
代表取締役 ［氏名］様
突然のお手紙にて失礼いたします。株式会社リベラルハーツの［担当者名］と申します。
貴社が公表された［新事業・拠点などの具体的な発表］を拝見し、新たなお客様との接点づくりについてお役に立てる可能性があると考え、ご連絡いたしました。
弊社では、対象企業の選定から営業活動の実行、商談までを支援しております。もし［対象領域］の開拓に向けて社内外の体制をご検討中でしたら、既存の営業組織との役割分担も含め、ご相談の機会をいただけますと幸いです。
まずは20分ほど、現在の方針を伺いながら支援可能な範囲をご説明できればと存じます。ご関心がございましたら、下記のメールまたは電話へご連絡ください。
［会社・部署・氏名・連絡先］
［会社名］
［部署・役職］ ［氏名］様
株式会社リベラルハーツの［担当者名］と申します。貴社の［対象サービス］が［確認した顧客領域］へ展開されていることを拝見し、ご連絡いたしました。
重点企業の開拓では、提案内容だけでなく、適切な部署や責任者との接点づくりが課題になることがあります。弊社では、対象企業・キーパーソンの調査と個別の手紙作成、送付後のフォローを組み合わせた営業支援を行っております。
現在の施策を補う手段としてご関心がございましたら、対象の選び方や実施範囲について情報交換の機会をいただけますでしょうか。貴社の方針に合うかどうかも含め、短時間でご説明いたします。
［会社・部署・氏名・連絡先］
［会社名］
［部署・役職］ ［氏名］様
株式会社リベラルハーツの［担当者名］と申します。貴社の採用ページで［営業職の募集内容］を拝見し、営業体制の拡充に関連してご案内を差し上げました。
弊社は採用代行ではなく、営業活動の一部または全体を外部チームとして支援する会社です。採用と並行して特定の営業業務を外部へ切り出す方法をご検討される場合に、お役に立てる可能性がございます。
営業部門での検討が適切でしたら、ご担当の窓口をご案内いただけますと幸いです。ご関心がございましたら、支援範囲と進め方をご説明いたします。
［会社・部署・氏名・連絡先］
人事向けの提案が適切でない商材なら、無理に送らず営業部門などの担当者を調べます。文例は宛先の選定を代わりに行うものではありません。
避けたいNG表現と言い換え
| NG表現 | 問題点 | 言い換えの考え方 |
|---|---|---|
| 必ず売上が上がります | 成果を根拠なく保証する | 実施する支援と検証方法を伝える |
| 営業人材が不足している貴社へ | 相手の事情を未確認で断定する | 体制拡充をご検討の際には |
| 以前お話しした件です | 面識がなければ誤認を招く | 初めて連絡した理由を正直に書く |
| 社長様／代表取締役様 | 個人を特定しているのに宛名が曖昧 | 正式な役職と氏名を確認する |
| 至急ご返信ください | 相手の都合を無視する | 相談したい内容と任意の返信方法を示す |
他社の事例を書く場合は、掲載許可と支援範囲を確認します。営業支援全体の成果を、手紙だけによる成果のように表現しないことが大切です。
送付前の最終チェック
- 氏名・会社名・役職・住所が最新の情報と一致している
- 相手に連絡する理由が冒頭で伝わる
- 事実と推測が区別され、根拠のない数字がない
- 相談したい内容が一つに絞られている
- 返信先と差出人の情報が正しい
- 同封資料が本文と対応している
- 過去の送付先・連絡停止対象との重複がない
送付後の対応まで含めた設計は効果が出ない原因と改善策も参考にしてください。
よくある質問
文字数は何文字が適切ですか？
一律の正解はありません。連絡理由、提案の関連性、次の行動を過不足なく伝え、印刷時の文字の大きさや余白で読みやすさを確認します。
AIで文面を作ってもよいですか？
下書きの補助には使えますが、人物・役職・実績・引用した公開情報は人が確認します。確認できない情報を事実として送らないでください。
同じ文面を全社へ送れますか？
共通部分を使うことはできます。ただし、名前だけを変えず、相手へ連絡する理由と提案の関連性を個別に確認することが重要です。
LIBERAL HEARTS / CXO LETTER
一通の手紙から、
決裁者との対話へ。
ターゲット選定・キーマン調査・手紙作成・フォローコールまで。商材と課題に合わせて支援範囲をご提案します。
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