展示会後のフォロー営業を
外注するには？
依頼範囲・費用・準備を解説

展示会後のフォロー営業代行は、獲得したリード（見込み顧客）への連絡やヒアリング、商談の調整を外部へ委託するサービスです。リストの整理や営業方針の設計から相談できる会社もあれば、電話の実行を中心に請け負う会社もあります。

まずは下の表を使い、「任せる作業」「社内の担当」「成果物」を一組にして決めましょう。記載内容は役割分担の例であり、すべての代行会社が対応するわけではありません。

価格交渉や契約判断まで含めるかは、別に決める

フォロー代行の契約に、提案商談やクロージングまで含まれているとは限りません。価格の例外対応、契約条件の交渉、製品仕様の判断などは、権限のある社内担当者へつなぐルールを用意します。見積もりには、どの段階で引き渡すかを明記してもらいましょう。

判断の基準は、名刺の枚数だけではありません。必要な時期に、必要な連絡を行い、その後の商談を受け止められるかを確認します。

すべてのリードを外注する必要はありません。重要顧客や既存取引先は社内で担当し、それ以外の状況確認や日程調整を外部へ任せる方法もあります。一方、商談を受ける担当者がいなければ、先に社内の受け入れ体制を整える必要があります。

会期前に連絡方針を決め、会場で得た情報を引き継ぎ、相手の状況に合わせて対応します。連絡の早さと、会話の準備をセットで考えることが大切です。

ステップ1：名刺と会話メモを、連絡前にそろえる

会社名や電話番号に加え、「どの商品に関心があったか」「何に困っていたか」「資料や連絡の希望はあったか」を同じリストで確認できるようにします。部署・役職だけから、購入意向を決めつけないことも大切です。

連絡先の重複や、すでに商談中の企業を確認し、社内外から二重に連絡しない担当ルールを設けます。名刺に会話の記録がない場合は、その点を共有し、初回連絡では関心の有無から確認します。

ステップ2：相手の状況に合わせて優先順位を決める

次の3分類は、運用を始める際の一例です。分類名や基準は自社で決め、電話で新しい情報が分かったら見直します。

ステップ3：会場での会話を起点に連絡する

「展示会に来ていただいたので商談をお願いします」だけでは、相手が次に話す理由を見つけにくくなります。展示会名と話題を伝え、覚えているか、今話せるかを確かめたうえで、課題の確認へ進みます。

この例文は、実際に会場で該当する会話があった場合に使います。把握していない課題や、相手が話していない内容を前提にせず、記録に沿って会話を始めましょう。

ステップ4：日程だけでなく、話す目的を引き継ぐ

商談担当者には、日時・参加者・連絡先に加え、相手の課題、興味を持った内容、検討時期、商談で確認したいことを共有します。商談後は実施の有無と次の進捗を戻し、代行側も設定した商談の質を振り返れるようにします。

展示会後のフォロー代行は、電話のみを任せるのか、リスト整理や営業設計まで含めるのかで必要な作業量が変わります。「1件あたりの金額」が何に対する料金なのかを、最初に確かめましょう。

料金体系を組み合わせる場合もあります。共通の依頼条件を渡し、初期の準備費、実行費、管理費、追加費用、最低契約期間まで含めた総額で比較します。

見積もり依頼に入れたい6つの条件

• 対象となるリード数と、展示会の開催時期
• 会社名・直通番号・会話メモなど、保有情報の状態
• 連絡を始めたい時期と、対応する期間
• 不通時の再連絡回数と、メール対応の有無
• 商談として引き渡す条件と、調整する方法
• 商材研修、記録・報告、改善の打ち合わせを含めるか

費用対効果は「実施した商談」まで確かめる

アポの件数だけで評価すると、キャンセルや対象外の商談を見落とすことがあります。期間と定義をそろえたうえで、商談が実施された数、提案に進んだ数、受注につながった数まで追いましょう。

代行会社が動ける状態をつくるには、リストだけでなく、商材と判断基準を共有する必要があります。次の項目をまとめておくと、依頼内容をすり合わせやすくなります。

• リード情報：会社名、担当者名、部署・役職、電話番号、メールアドレス、獲得日
• 会場での記録：興味を持った商材、課題、検討時期、約束した対応、担当したスタッフ
• 商材資料：サービス概要、対象顧客、利用場面、料金、よくある質問、提案事例
• 対象外の条件：既存取引先、商談中の企業、重複リード、連絡不要と伝えられた相手
• 商談の条件：対象となる企業・部署、確認する項目、商談への意向、日程の調整方法
• 社内の窓口：商談担当者、回答を確認する人、確認できる時間帯、緊急時の連絡先
• 運用ルール：データの共有方法、閲覧権限、記録先、報告頻度、契約終了時のデータ返却・削除

商談の条件は、曖昧な言葉を具体化する

「興味がある人を商談にする」だけでは、担当者によって判断が変わります。たとえば「対象業種に該当する」「課題を確認できた」「次回説明に本人が同意している」など、判断できる項目に置き換えます。

予算や決裁権を初回からすべて確認する必要があるかは、商材や営業の進め方で異なります。必須条件を増やすと対象は絞られるため、条件の厳しさと商談の質・件数を一緒に見直します。

1．展示会で得た情報を、会話に活かせるか

新規開拓と、展示会で接点を持った相手への連絡では、会話の始め方が異なります。会場のメモをどう共有し、どのようにスクリプトへ反映するかを確認します。商材研修の進め方や、回答に迷う質問が出たときの対応も聞いておきましょう。

2．稼働開始までの準備が具体的か

開始日だけでなく、リスト共有、研修、スクリプト確認、動作確認の締め切りまでそろえます。展示会終了後に発注する場合も、必要な準備を省略せず、優先対象を絞って始める方法を相談できます。

3．アポの定義と、報告の内容が一致しているか

「日程を確保した数」と「実施した商談数」は分けて管理します。リード数に対する商談化率なのか、架電数に対するアポ率なのかも区別しましょう。同じ名前の指標でも、分母が違えば比較できません。

4．商談にならなかった相手の情報が残るか

検討時期が先、担当部署が別、現行サービスで充足しているなど、反応には違いがあります。結果を単なる「見送り」で終わらせず、次回のアプローチや出展方針に使える粒度で残せるかを確認します。

5．対応範囲とデータ管理を説明できるか

リストを扱うメンバー、利用するツール、再委託の有無、連絡停止の反映方法を確認します。業務終了時に対応履歴が手元へ残るかも重要です。提案時には、実際に受け取る報告書や管理表の項目を見せてもらうと判断しやすくなります。

ユースフル株式会社では、展示会後のフォローコールや商談を自社メンバーで対応していました。出展に伴って見込み顧客が増えるなか、営業リソースの確保と商談転換率の改善を目的に、リベラルハーツへ営業支援を依頼いただきました。

ユースフル株式会社 様

営業支援でのアポイント獲得率 12.8%

リードへのアプローチを通じて商談の獲得を支援。先方から日程調整を案内した後、予約に至っていない相手への再フォローも提案しました。

※ 個別案件の実績であり、すべての案件で同じ成果を保証するものではありません。比率の算出条件は案件によって異なります。

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リベラルハーツでは、展示会当日の営業支援に加え、獲得リードへのフォローコール、課題・検討状況の確認、商談設定をご相談いただけます。対応範囲と料金は、リード数や貴社の営業体制に合わせてご提案します。