荷主開拓で見積もり依頼を受けたら｜営業から配車へ渡す案件確認シート

候補リストは企業や拠点との接点を管理するものです。一方、見積もり用の案件票は、ある区間・貨物・開始時期について判断するものです。同じ荷主に複数の輸送相談があれば、案件IDを分け、企業IDに紐付けます。

荷主が「関東配送」と表現していても、具体的な集荷場所・納品先・立寄り順・受付条件で運行は変わります。営業の推測で代表住所を入れず、対象拠点を確認してください。荷主開拓リストの作り方で候補を絞った後に、この案件票を使います。

国土交通省の改正概要では、運送契約時の役務と対価等の書面交付が案内されています。本記事のシートは営業段階の情報整理用であり、法令上必要な契約書面を置き換えるものではありません。

「4t車で」と言われても、車両の条件をそれだけで確定しないようにします。貨物の重量・容積・寸法や必要設備を確認し、車両ごとの条件と運行上の制約を担当者が照合します。「未確認」の欄には、次に誰へ聞くかと回答予定も残します。

以下は書き方を示す架空例です。実際の輸送可否、運賃、車両の割当を保証するものではありません。

「4枚」「1,200」のように数字だけを保存せず、単位と確認日を付けます。「荷主から聞いた」「営業の仮置き」「現場が確認した」を分けると、確認不足を合意済みの条件と取り違えにくくなります。

車両の空き状況は回答時点で変わり得ます。見積もり条件と、実際に車両・運行を確保する判断を分けてください。採算の判断では運送だけでなく、待機や荷役、附帯作業、回送など自社で必要な項目を担当者が確認します。営業が公開情報だけで原価や適正価格を決めるものではありません。

外部の営業代行を使う場合も、社内の判断者と回答期限を明確にします。案件票を送った後に誰も確認しない状態を防ぐため、「受付済み」「確認中」「回答待ち」「回答済み」の状態を共有します。

不足項目を一度に大量に送らず、受託判断を止めている項目から聞きます。回答期限に間に合わない場合は、未確認事項と次の連絡予定を先に伝え、無言で待たせないようにします。

• 見積もりの前提と荷主の最新の要望が一致している
• 数量・重量・寸法・時間に単位がある
• 積み降ろしや附帯作業の担当と範囲が明確
• 未確定の費用・条件を確定したように書いていない
• 回答・承認する社内担当者が決まっている
• 荷主へ送った条件とその版を案件票に保存している

条件が変わったら、古い案件票を上書きするだけでなく、何が変わったかを配車・見積もり担当へ戻します。営業の目的は相談を増やすことに加え、現場が判断できる情報を揃えることです。